如何讓會(huì)議更高效?
發(fā)布日期:2013-11-26
作者:簡(jiǎn)寧
相關(guān)部門的一項(xiàng)調(diào)查結(jié)果顯示:在老板一周55小時(shí)工作時(shí)間里,大約有18小時(shí)用于開會(huì)。剩下的時(shí)間中,有3個(gè)多小時(shí)用于通電話,5小時(shí)用于商務(wù)會(huì)餐,每周自由安排的時(shí)間僅有6小時(shí)。那么,如何讓會(huì)議更高效呢?
1.善于授權(quán)。有研究發(fā)現(xiàn),如果老板的直接下屬很多,這個(gè)老板又不善于授權(quán),總親自插手公司的內(nèi)部運(yùn)作,那么,這家公司的內(nèi)部會(huì)議就較多較長(zhǎng)。
2.在正確的會(huì)議節(jié)點(diǎn)做決策。老板應(yīng)該緊盯會(huì)議之間的邏輯關(guān)系,避免開同樣的會(huì)。最好設(shè)計(jì)一個(gè)合理而高效的會(huì)議體系,在正確的會(huì)議節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行有效決策,而不僅僅把會(huì)議當(dāng)成獲取信息的渠道。開會(huì)而沒有決議,就是讓事情更加復(fù)雜,最終難免癱瘓。
3.一定要設(shè)立會(huì)議日程表。如果你沒有時(shí)間,一定要讓秘書給你制定一個(gè)會(huì)議日程表。早晨上班的第一件事,就是看一下你的會(huì)議日程表,然后從中畫掉不重要的會(huì)議,來處理最緊急、最重要的事務(wù)。
4.合并會(huì)議。除畫掉不重要的會(huì)議外,還要看一下有哪些會(huì)議必須召開而又可以合并在一起。
5.將會(huì)議改為私下溝通。有一些老板很少召開長(zhǎng)時(shí)間的面對(duì)面會(huì)議,而是“進(jìn)行經(jīng)常性的反復(fù)接觸”,親自與相關(guān)人員面談,或通過發(fā)送短信、即時(shí)消息和視頻聊天等方式溝通,節(jié)省了開會(huì)時(shí)間。
6.是否召開會(huì)議,“利”字當(dāng)頭。日本人開會(huì)愛斤斤計(jì)較,老板在做會(huì)議時(shí)間安排時(shí),可以學(xué)下日本人,多打一下算盤,看一下會(huì)議成本。這里的“利”字,不僅是開會(huì)的金錢成本,還有人力成本、時(shí)間成本等,合計(jì)起來就十分驚人了。有了這樣的成本核算,哪些會(huì)該開,哪些不該開,也就清楚了。